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El vocabulario utilizado, la estructura interna del documento, el contenido de cada apartado o la
propia presentación formal del documento, serán
aspectos primordiales a tener en cuenta.
El lenguaje, deberá tener buen estilo, capacidad de
comunicación, orden y coherencia, ausencia de redundancias,
economía en la redacción, etc. y sobre todo
deberá ser inteligible. Se trata de preocuparnos de hacer
comprensible nuestro estudio y los beneficios que pueda reportar.
Ha de ser claro, concreto y conciso. Basado en información de
calidad, en datos actualizados y relevantes. Ha de ser construido
sobre datos reales obtenidos de muy diversas fuentes, desde bases de
datos, asociaciones empresariales, contactos con otras empresas,
estadísticas oficiales , etc. Si los
datos no existen y hay que intentar conseguirlos, no hay que pensar
tanto en grandes estudios subcontratados que cuestan millones y puede
que no nos sea útil.
Debe darnos una visión integral del
conjunto y profundizando en su especialidad si es para un
departamento. Cuando estemos elaborando un plan de empresa
hemos de pensar que no se trata de algo definitivo con lo cual
habremos de comprometernos a fondo, sino que es un ejercicio que lo
podemos revisar, trabajar sobre él, y rescindir hasta que
salga lo que coincida con lo que queremos hacer.
Estar bien presentado, limpio, y ordenado para que sea satisfactorio
su análisis y revisión.
No deberá sobrepasar las 5 páginas de sinopsis para evitar el rechazo natural a revisar
un documento y un mínimo de 60 de explicaciones detalladas
dependiendo de la envergadura del proyecto.
Puede ser interesante solicitar a personas externas no automotivadas y relacionadas con los temas
abordados en el plan, que realicen una revisión del capitulo
correspondiente a su especialidad o experiencia, pueden facilitar
comentarios que permitan complementar la información
presentada y corregir cualquier visión subjetiva que se pueda
haber realizado.
Tratemos de buscar personar ajenas al proyecto, que analicen el
documento y jueguen los diversos roles del público para que
expresen sus dudas e identifiquen posibles causas de dificultades del
proyecto.
En caso de presentación verbal del plan se deben considerar
algunos aspectos básicos:
Cuidar la imagen
Utilizar palabras clave que reflejen en forma clara, lógica
y contundente, el éxito del negocio; se está vendiendo
el proyecto, se está ofreciendo una oportunidad.
Apoyar la presentación con material gráfico y
audiovisual, presentando toda la información de preferencia.
Utilizar el tiempo de manera adecuada, planee su exposición
y practíquela. No excedan de 15 minutos, concentre su
atención en los elementos claves que sustentan el éxito
del proyecto; sin embargo, no apresure su exposición,
el tiempo necesario a cada explicación.
Tener una buena dicción, articule bien las palabras y maneje
el volumen de su voz en forma adecuada al lugar de la
exposición.
Evitar cualquier muestra de nerviosismo que denote una falta de
seguridad
.
Sea puntual y evite perder tiempo, esto es, prepare y distribuya
todo su material y equipo antes de iniciar la exposición.
Ordenar la información de forma lógica y secuencial.
Hablar en términos claros y comunes, fáciles de
entender; evite palabras rebuscadas o terminología muy
técnica, a menos que el espectador maneje habitualmente dichas
referencias.
Indique las fuentes de información consultadas para
respaldar los datos del plan.
Utilizar datos concretos y reales, nunca se apoye en
información que pueda sobrestimar el éxito del proyecto
o lo haga sonar poco factible en la realidad.
Revisar la veracidad y consistencia de la información
proporcionada, a lo largo de toda la presentación.
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